Veuillez trouver ci-dessous les Conditions générales d’utilisation du formulaire de contact

Définition et objet du formulaire de contact

Le télé service SVE (Saisine par Voie Electronique), disponible à partir du site internet du Département de la Haute-Loire, est un télé service mis en œuvre par le Département de la Haute-Loire contribuant à simplifier les démarches administratives des usagers.

Le service permet aux usagers de renseigner en ligne un formulaire de dépôt de demande d’information ou d’envoi de dossier lié à une démarche administrative, d’y joindre les pièces justificatives, et de le transmettre par voie électronique au Département de la Haute-Loire.

Ce service ne permet pas de déposer régulièrement une démarche exclue du droit de saisine électronique par le décret n° 2016-1491 du 4 novembre 2016 relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique concernant les démarches effectuées auprès des collectivités territoriales, de leurs établissements publics ou des établissements publics de coopération intercommunale.

Ce Service ne permet pas d’effectuer une démarche pour laquelle un télé service dédié existe.

Dans les autres cas, la saisine du Département par ce site vaut lettre recommandée au sens de l’article L112-15 du code des relations entre le public et l’administration.

Lorsqu’un téléservice dédié à une démarche administrative précise et ouverte au droit de saisine électronique n’existe pas, ce formulaire de dépôt de demande est la voie unique de saisine par voie électronique du Département conformément à l’article L112-9 du code des relations entre le public et l’administration.

L’utilisation du service est subordonnée à l’acceptation par l’usager des présentes Conditions Générales d’Utilisation (CGU)

Conditions Générales d’Utilisation

Fonctionnement du service

L’utilisation du service est gratuite. L’usage de la langue française y est obligatoire.

Lors de l’utilisation du service, l’usager s’identifie en complétant les renseignements demandés. Les informations obligatoires sont identifiées par un astérisque *. Le Département ne traitera pas les demandes qui ne comportent pas les informations obligatoires.

Outre les renseignements demandés, l’usager du Service fournit une adresse électronique valide lors de son utilisation du service. Cette adresse peut être utilisée pour l’envoi de toute réponse du Département relative à la demande. Le Département se réserve le droit de répondre par voie postale.

Prérequis technique

L’utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du Service, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :

• Firefox version 31 et supérieure
• Safari version 7 et supérieure
• Internet Explorer version 10 et supérieure
• Chrome version 35 et supérieure

Remplissage

L’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci en y joignant éventuellement les pièces nécessaires au traitement de sa demande au format pdf, jpeg. Ces pièces peuvent éventuellement être compressées au format zip, sans mot de passe. L’usager peut télé verser au maximum 10 fichiers. La taille de l’ensemble des fichiers télé versés ne peut excéder 14 mégaoctets.

Le Service affiche à l’écran un récapitulatif des éléments renseignés par l’usager afin que celui-ci puisse les visualiser. La transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci.

Accusé d’enregistrement électronique (AEE)

Après transmission, un accusé d’enregistrement de la demande est immédiatement envoyé à l’adresse électronique fournie ; si cet accusé n’est pas reçu dans les 8 heures, l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte.

Avant de la reformuler, l’usager doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de son adresse électronique.

Accusé de réception électronique (ARE)

L’usager reçoit à l’adresse électronique fournie dans les 10 jours ouvrés à compter de la réception de la demande par le service instructeur compétent l’accusé de réception prévu par l’article L112-11 du code des relations entre le public et l’administration.

Cet accusé comporte les mentions obligatoires prévues. Il précise, notamment, la désignation, l’adresse postale et, le cas échéant, électronique, la date limite d’instruction à laquelle, à défaut d’une décision expresse, la demande sera réputée acceptée ou rejetée (cette date est calculée à partir de la date d’AEE), ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier.

Postérieurement à sa demande initiale, l’usager peut compléter sa demande en remplissant en ligne un nouveau formulaire ou, sur l’invitation du service instructeur, en s’adressant directement par courriel au service instructeur mentionné dans l’accusé de réception. Il doit alors préciser obligatoirement le numéro de référence de sa demande initiale, reçu dans l’accusé d’enregistrement susvisé.

Disponibilité et évolution du service

Le Service est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24. Le Département de la Haute-Loire se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le Service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L’indisponibilité du Service ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du Service, l’usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.
Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

Traitement des données à caractère personnel

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, et au nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) N° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, le Département de la Haute-Loire met en œuvre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir le respect de ses obligations.

Quelles sont les bases juridiques et les finalités du traitement ?

Le formulaire de contact est un télé service au sens de l’ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives.
Le service permet aux usagers de renseigner en ligne un formulaire de dépôt de demande d’information ou d’envoi de dossier lié à une démarche administrative, d’y joindre les pièces justificatives, et de le transmettre par voie électronique au Département de la Haute-Loire.
Le traitement des données renseignées par l’usager a pour unique finalité d’instruire sa demande dans le cadre de sa démarche administrative et d’y répondre.

Quels sont les mesures prises pour sécuriser les données ?

Le Département s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Ces données sont confidentielles et ne sont utilisées qu’à des fins de gestion des demandes formulées par l’usager.

A qui sont destinées les données collectées ?

Le Département de la Haute-Loire s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.
Les informations enregistrées sont réservées à l’usage des services concernés et ne peuvent être communiquées qu’au personnel du Département de la Haute-Loire et aux destinataires habilités.

Quelles sont les durées de conservation des données collectées ?

La durée de conservation des données collectées auprès des usagers est fixée par l’arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales, de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d’un ou de plusieurs télé services de l’administration électronique.
Le Département s’engage à détruire les données issues du télé service dès que l’instruction de la demande est réalisée. Les données complémentaires, issues du système d’information du Département, qui sont nécessaires à l’instruction du dossier, sont quant à elles conservées en fonction des durées réglementaires qui s’appliquent à chaque jeu de données.

Quels sont les droits des usagers ? Auprès de qui et comment exercer ces droits ?

Vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Ce droit pourra être exercé conformément aux mentions relatives à la protection des données personnelles prévues à cet effet dans le RGPD.
Vous pouvez exercer ces droits auprès du Département de la Haute-Loire de la manière suivante :

• Soit par courrier à l’adresse :
  NB : Le demandeur adresse un courrier signé accompagné de la copie d’un titre d’identité à l’adresse suivante :
  
  Département de la Haute-Loire
  Données Personnelles
  Direction des Systèmes d’Information et des Ressources Numériques
  1 place Monseigneur de Galard,
  CS 20310, 43009
  LE PUY-EN-VELAY Cedex

• Soit par courriel :
  donnee.personnelle@hauteloire.fr
  NB  : Dans ce cas-là, le délégué à la protection des données (DPO) recontactera par mail le demandeur afin de l’accompagner dans ses démarches et s’assurer de son identité.
  Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL) ou d’obtenir réparation auprès des tribunaux compétents si vous considérez que le Département n’a pas respecté vos droits.

Traitement des demandes abusives ou frauduleuses

Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

Engagements et responsabilité

L’usager du Service s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, le Département de la Haute-Loire se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.
Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Textes officiels

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le Règlement Européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données
Loi n° 2000-321 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration.

Articles L112-7 à L112-15 du code des relations entre le public et l’administration.

Décret n° 2016-1491 du 4 novembre 2016 relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique concernant les démarches effectuées auprès des collectivités territoriales, de leurs établissements publics ou des établissements publics de coopération intercommunale.

Arrêté n° NOR : RDFJ1309338A du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale, les syndicats mixtes, les établissements publics locaux qui leur sont rattachés ainsi que les groupements d’intérêt public et les sociétés publiques locales dont ils sont membres de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d’un ou de plusieurs télé services de l’administration électronique.